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Classement des archives de la commune de Beaumont le Roger

Qu’est-ce qu’une archive et pourquoi archiver les documents ?

C’est l’ensemble des documents produits et reçus par une collectivité des origines à aujourd’hui : les courants, les intermédiaires (ceux-ci ayant des délais de conservation à respecter) et les plus anciens. Un grand nombre de ces documents constituent le patrimoine de demain.

Le maire est tenu d’assurer la bonne conservation de ses archives.

Devant la quantité et le poids des documents et la saturation des locaux de la mairie de Beaumont le Roger, le Conseil Municipal a choisi de faire appel à une archiviste pour classer l’ensemble des archives. Cette mission a été confiée à une archiviste itinérante du Centre de Gestion de l’Eure, Hélène Doom. Créé au début de l’année 2008 pour répondre à la demande des nombreuses communes de l’Eure du fait du petit nombre d’archivistes communaux, ce service est mis à la disposition des collectivités territoriales désireuses de traiter leurs archives.

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La mission de la mairie de Beaumont

Suite à l’état des lieux dressé par Hélène Doom, un devis gratuit a été établi pour déterminer la durée et la nature de la mission à suivre : conseils, formation, tri et élimination. Ces prestations ont été faites dans le plus strict respect des lois de la réglementation archivistique en vigueur.

A la mairie, ce travail s’est effectué sur 55 jours au cours desquels 210 mètres linéaires ont été traités. 130 mètres linéaires ont été éliminés, soit 7 tonnes de documents, élimination en application stricte de la loi. Tout a été détruit de manière réglementaire : la liste des bordereaux d’élimination a été soumise au visa des Archives Départementales de l’Eure et la destruction des documents a été faite par une société qui les a entièrement dénaturés.

Les documents restants ont été triés et classés de façon à faciliter la gestion ultérieure de ceux-ci, répertoires, bordereaux de classement …

Ce fut l’occasion de retrouver un véritable patrimoine, des plans calques de 1870, des carrières de pierre à chaux d’un certain M. Rivière, les délibérations du Conseil municipal depuis 1788, la remise de la Croix de Guerre à la ville en 1948, de nombreux plans, photos, archives …

Les agents administratifs ont été formés pour ranger. En effet, tous les jours se rajoutent de nombreux documents.

Le tri et la destruction ont permis d’éviter l’achat d’armoires et de prévoir la place des archives à venir. La mairie de Beaumont a prévu de faire revenir régulièrement l’archiviste pour un  lissage annuel.

Exemples de documents archivés

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